Så hanterar Utkiken personuppgifter

Senast ändrade: 21 oktober 2026

Här står vad vi sparar om er, varför och hur länge. Vi använder uppgifterna bara till det som står här, och vi säljer aldrig något vidare.

Vem som ansvarar

Noagency Creative Stockholm AB, org.nr 559445-0354, Grindstuvägen 34, 167 33 Bromma, är personuppgiftsansvarig för Utkiken. Frågor om era uppgifter: hej@utkiken.nu.

Vad vi sparar, varför och hur länge

Våra kunder är företag. Där det står "avtal" som rättslig grund nedan och ni är kontaktperson för ett företag, är grunden i stället vårt berättigade intresse av att leverera det som företaget bett om.

Bevakningen

• Vad: företagets namn eller org.nr, e-postadress, det ni skrivit om er verksamhet och den profil vi bygger av det: bransch, region och storlek. Profilen tar vi fram med hjälp av SCB:s företagsregister, ibland er webbplats och AI-stöd. Vi sparar också vilka upphandlingar vi skickat till er, med en egen länk till varje.
• Varför: för att leta upphandlingar som passar er och skicka genomgången, måndagsmejlet och mejl om nya upphandlingar. Mejlen kan också erbjuda vår anbudshjälp för en upphandling som passar er.
• Rättslig grund: avtal, alltså att ni bett om tjänsten. Erbjudanden om anbudshjälp i mejlen bygger på vårt berättigade intresse av att erbjuda våra tjänster.
• Hur länge: så länge bevakningen är på. Svarar ni STOPP på ett av mejlen slutar vi skicka, och uppgifterna raderas 12 månader efter att bevakningen avslutats.

Anbudshjälp

• Vad: kontaktuppgifter, vilken upphandling det gäller, era svar i formuläret, mejlen mellan oss, underlaget och det material ni skickar, anbudet vi skriver, ert ja till priset och ert godkännande. Det ni skickar innan ni sagt ja behandlar vi på samma sätt och raderar enligt samma regler.
• Varför: för att göra bedömningen och uppdraget, och för att kunna fakturera när ni godkänt anbudet.
• Rättslig grund: avtal. Fakturor och bokföring sparar vi för att bokföringslagen kräver det (rättslig förpliktelse).
• Hur länge: ärendet och era dokument, också i vår e-post, raderas 12 månader efter att upphandlingen tilldelats eller avbrutits. Fakturor och det som visar vad vi kommit överens om, som ert ja och ert godkännande, sparas i sju år, som bokföringslagen kräver.

Personer i ert material

Till exempel cv, intyg och namn på er personal, eller kontaktuppgifter till referenspersoner. Här är ni ansvariga för uppgifterna och vi är personuppgiftsbiträde, enligt punkt 12 i villkoren på utkiken.nu/villkor. Uppgifterna används bara i ert uppdrag. Den anbudsskrivare som arbetar med ert anbud får se dem, liksom de leverantörer i listan nedan som behövs för arbetet. De raderas 12 månader efter att upphandlingen tilldelats eller avbrutits.

Mejl

• Vad: mejl till och från oss, med bilagor, och vår logg över vilka mejl som skickats och tagits emot.
• Varför: för att svara er, göra det ni bett om och hålla ordning på vad som sagts.
• AI: svar på våra mejl läses av en AI-tjänst (Anthropic) som sorterar dem som ja, nej, fråga eller annat och föreslår ett svar. Frågor besvaras alltid av en människa. Svarar ni STOPP slutar mejlen. Det känns igen med en fast regel, utan AI. Svarar ni nej på ett av våra mejl slutar vi skicka träffmejl. Svarar ni ja på vår bedömning av en upphandling skickar vi listan på det vi behöver från er.
• Inga automatiska beslut: vi fattar inga beslut som enbart bygger på automatisk behandling och som har rättsliga följder för er eller påverkar er på liknande sätt (artikel 22 i dataskyddsförordningen). Ett uppdrag kräver ert eget skriftliga ja. Har vi läst ett svar fel, säg till så rättar vi det. Innan ni godkänt anbudet kan ni alltid avbryta utan kostnad.
• Rättslig grund: avtal när mejlet gäller en tjänst ni bett om, annars vårt berättigade intresse av att svara på och hålla ordning på det som skickas till oss.
• Hur länge: mejl till och från oss sparas i 24 månader. Mejl som hör till ett anbudsuppdrag raderas, med bilagor, tillsammans med uppdraget. Ert ja, ert godkännande och fakturan sparas i sju år, som bokföringslagen kräver.

Företag som vi kontaktade tidigare

Under 2026 kontaktade vi en del företag på eget initiativ och erbjöd våra tjänster. Det har vi slutat med. Vi kontaktar inte längre företag som inte själva har hört av sig.

• Vad: företagets namn, org.nr, bransch, ort, webbplats och kontaktuppgifter, i några fall namn och titel på en kontaktperson, och vad som sagts i kontakten med er.
• Varifrån: offentliga källor, alltså SCB:s företagsregister, EU:s upphandlingsdatabas TED, Upphandlingsmyndighetens uppgifter om annonser, tilldelningar och godkända utförare, och företagens egna webbplatser. Namn, titlar och e-postadresser till kontaktpersoner kom i några fall från Apollo.io, en tjänst som säljer kontaktuppgifter till företag (ZenLeads Inc., USA).
• Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att kontakta företag om en tjänst inom deras bransch, och i dag av att kunna visa vad som sagts och svara på frågor om det tills uppgifterna raderas.
• Varför vi sparar dem nu: bara för att kunna svara på frågor om kontakten.
• Hur länge: uppgifter om företag som vi kontaktade raderas eller anonymiseras senast 31 mars 2027. Detsamma gäller uppgifter från beställningar och förfrågningar om tjänster som vi inte längre erbjuder, utom fakturaunderlag som bokföringslagen kräver att vi sparar. Uppgifter om företag som vi tog fram för att kontakta men aldrig kontaktade har vi raderat. Raderade uppgifter försvinner ur våra krypterade säkerhetskopior inom 60 dagar. Vill ni att vi raderar era uppgifter tidigare, mejla hej@utkiken.nu.

SCB:s företagsregister

Vi har en kopia av utdrag ur SCB:s företagsregister med företagens namn, org.nr, bransch, storlek och ort. Vi använder den bara för att ta fram bransch och storlek för företag som anmäler sig till bevakningen, aldrig för att kontakta företag. Kontaktuppgifterna ur registret och alla enskilda firmor har vi tagit bort ur kopian. Rättslig grund är vårt berättigade intresse av att ge bevakningen en riktig profil. Vi sparar kopian så länge vi använder den till det, och raderar äldre kopior.

Uppgifter ur offentliga upphandlingar

• Vad: annonser och tilldelningsbeslut: köpare, vad som upphandlas, värde, datum och vilken leverantör som vann. Är leverantören en enskild firma är namnet en personuppgift. Annonser kan också innehålla namn och kontaktuppgifter till köparens kontaktperson.
• Varifrån: EU:s upphandlingsdatabas TED och Upphandlingsmyndigheten.
• Varför: för att hitta upphandlingar till bevakningen och visa läget i offentliga upphandlingar på utkiken.nu.
• Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att göra offentliga upphandlingar lätta att hitta.
• Hur länge: tilldelningar som är äldre än 12 månader tar vi bort från sajten. Vill ni att vi tar bort ert namn tidigare, mejla hej@utkiken.nu.

Besök på sajten

• Vad: när ni öppnar en sida får Lovable, som driver sajten, och Cloudflare, som skyddar den, er IP-adress och uppgift om er webbläsare. Lovable mäter också hur snabbt sidorna laddar och om något går fel, utan kakor och utan att spara något i er webbläsare.
• Varför: för att visa sidan, skydda sajten mot automatiserad trafik och hitta fel.
• Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att sajten fungerar och är säker.
• Hur länge: vi sparar inga uppgifter om enskilda besök och kopplar aldrig besök till er som person eller till ert företag. Lovable och Cloudflare sparar tekniska loggar så länge de behövs för drift och säkerhet.
• Ingen spårning: vi använder inga kakor för statistik eller marknadsföring. Vi använder inte personlig spårning av länkar och följer inte upp vem som öppnat en länk från oss eller när.
• Typsnitt: sajtens typsnitt ligger på vår egen sajt. Inga uppgifter om ert besök går till Google.

Kakor och lagring i webbläsaren

Allt i tabellen behövs för att sajten ska fungera. Då behövs enligt lagen om elektronisk kommunikation (9 kap. 28 §) inget samtycke. Vi använder inga kakor för statistik eller marknadsföring.

Vi säljer aldrig era uppgifter

Vi säljer inte uppgifter och lämnar dem inte till annonsörer. Det ni skickar oss används inte för någon annan kund. Hjälper vi flera företag delar vi aldrig texter, priser eller arbetssätt mellan dem.

Leverantörer som hjälper oss

De här företagen behandlar uppgifter när ni använder Utkiken. De som gör det åt oss är bundna av avtal och får bara använda uppgifterna för att tjänsten ska fungera. Apple lagrar bara vår krypterade säkerhetskopia och har inte nyckeln, så Apple kan inte läsa den. Den anbudsskrivare som vi anlitar för ert anbud är bunden av avtal med oss, också om sekretess.

När uppgifter behandlas utanför EU och EES skyddas de på det sätt som står i tabellen. Vill ni ha en kopia av standardavtalsklausulerna, mejla hej@utkiken.nu. Vi lämnar också ut uppgifter till myndigheter när lagen kräver det, till exempel till Skatteverket.

Era rättigheter

Ni har rätt att:

• få veta vilka uppgifter vi har om er och få en kopia,
• få fel rättade,
• få uppgifter raderade när vi inte längre behöver dem,
• invända mot att vi använder uppgifter med stöd av berättigat intresse. Då slutar vi, om vi inte har tungt vägande skäl att fortsätta. Invänder ni mot att vi mejlar er om våra tjänster slutar vi alltid,
• få begränsat hur vi använder uppgifterna, och få ut dem i ett format som går att flytta.

Mejla hej@utkiken.nu, så svarar vi inom en månad. Tycker ni att vi hanterar uppgifter fel kan ni klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

Måste ni lämna uppgifter?

Nej. Men utan en e-postadress kan vi inte skicka bevakningen, och utan kontaktuppgifter och underlag kan vi inte göra ert anbud.

Säkerhet

Bara vi som driver Utkiken, den anbudsskrivare som arbetar med ert anbud och leverantörerna ovan, för det de gör åt oss, kommer åt uppgifterna. Besökare kan skicka in formulär och läsa de öppna sidorna, men inte läsa andras uppgifter. Dokument till uppdrag finns i vår e-post och i en mapp som bara de som arbetar med uppdraget kommer åt, aldrig på den öppna sajten. Säkerhetskopian krypteras innan den lämnar vår dator. Varje kopia sparas i 30 dagar och ligger sedan upp till 30 dagar i papperskorgen hos Apple. Det vi raderar är därför borta ur alla kopior inom 60 dagar.

Ändringar

Ändrar vi något väsentligt här mejlar vi er som använder tjänsten innan ändringen gäller.