Villkor för Utkiken

Version: 21 oktober 2026

Det här är villkoren för allt vi gör åt er. Undrar ni något, mejla hej@utkiken.nu.

1. Vilka vi är

Utkiken drivs av Noagency Creative Stockholm AB, org.nr 559445-0354, registrerat hos Bolagsverket, momsregistreringsnummer SE559445035401. Adress: Grindstuvägen 34, 167 33 Bromma. E-post: hej@utkiken.nu. När det står "vi" menar vi Utkiken, och "ni" är företaget som använder tjänsten.

Villkoren gäller mellan företag. Tjänsten är inte till för privatpersoner. Den som anmäler ett företag eller svarar ja för ett företag ska ha rätt att göra det för företaget.

2. Vad vi gör och vad det kostar

Bevakningen är gratis. Ni anmäler er på utkiken.nu. Vi letar upphandlingar som passar er, skickar en första genomgång och sedan ett mejl varje måndag med läget i er nisch. Har vi lovat att höra av oss när en viss sorts upphandling kommer, mejlar vi när en ny dyker upp. Bevakningen kostar ingenting och har ingen bindningstid. Vill vi någon gång ta betalt för den frågar vi först, och ni betalar ingenting som ni inte sagt ja till. Vill ni inte ha mejlen längre svarar ni STOPP på ett av dem, så slutar vi skicka. Vi kan också sluta erbjuda bevakningen, och säger då till minst 30 dagar innan.

Anbudshjälp: 8 000 till 15 000 kr ex. moms, fast pris. Vi läser underlaget, skriver svaren och de bilagor som ska skrivas, fyller i ESPD när det behövs och skickar anbudet till er för genomgång. Intyg, bevis och annat som bara ni har tar ni fram.

Det fasta priset gäller upphandlingar med ett uppskattat värde på högst 10 MSEK ex. moms enligt annonsen. För ett ramavtal med flera leverantörer räknar vi på den del som en leverantör kan väntas få. Anger annonsen inte hur många leverantörer det blir, räknar vi på hela värdet. Vilket värde vi räknat på står i bedömningen.
Det exakta priset står i vår bedömning, innan ni säger ja. Det höjs inte efteråt.
Över 10 MSEK ex. moms sätter vi inget fast pris direkt. Svarar ni på bedömningen återkommer vi med en offert med fast pris. Också då börjar inget förrän ni sagt ja till priset.

Alla priser är exklusive moms. Moms tillkommer på fakturan.

3. Så kommer vi överens

Formuläret på sajten är en förfrågan, inte en beställning. Det kostar ingenting.
Vi svarar med en bedömning och ett exakt pris, eller, över 10 MSEK ex. moms, med besked om att vi räknar på en offert. Bedömningen bygger på upphandlingens annons, inte på underlaget. Underlaget läser vi när vi kommit överens. Bedömningen är gratis, och om ni lämnar anbud bestämmer ni.
Vill ni ha hjälpen svarar ni ja skriftligt, med ett mejl, på vår bedömning eller offert. Ert ja gäller priset och de här villkoren, i den version som mejlet länkar till på utkiken.nu/villkor. Ett svar som ändrar priset eller villkoren räknas inte som ett ja. Då svarar vi först.
Avtalet gäller när vi bekräftat ert ja. Vi bekräftar genom att mejla listan på det vi behöver från er. Kan vi inte ta uppdraget svarar vi det i stället, och då har inget avtal uppstått och ingenting kostar något.
Priset och vad som ingår står i bedömningen eller offerten. I övrigt gäller villkoren.
Inget arbete börjar innan vi kommit överens.

4. Ni betalar först när ni godkänt anbudet

Fakturan skickas först när ni godkänt det färdiga anbudet, genom att svara "Godkänn" eller "ja" på mejlet där vi ber om ert godkännande.
Lämnar ni in ett anbud som bygger på det vi skrivit räknas det som att ni godkänt det, och vi fakturerar.
Godkänner ni inte, och lämnar inte in det vi skrivit, kostar det inget. Det gäller även om vi har lagt timmar på det.
De färdiga filerna att lämna in får ni när ni godkänt.
Ni kan avbryta när som helst innan ni godkänt, utan kostnad. Då får ni inte använda det vi skrivit.
Vi kan avbryta uppdraget utan kostnad för er om underlaget visar att uppdraget är väsentligt större än bedömningen utgick från, om ni inte kan uppfylla ett krav i upphandlingen, eller om vi inte får det vi behöver i tid. Vi säger det direkt, så att ni hinner ordna annan hjälp.

Betalning. Fakturan skickas med e-post och ska betalas inom 30 dagar från fakturadatum. Vid sen betalning tar vi ut dröjsmålsränta enligt räntelagen och den förseningsersättning som lagen om ersättning för inkassokostnader m.m. ger rätt till.

Rätt till texten. När ni godkänt får ni använda det vi skrivit, i anbudet och i er egen verksamhet. Vi använder aldrig er text för någon annan kund, men vi får använda vår allmänna kunskap och våra egna mallar.

5. Formfelsgarantin

Förkastar köparen anbudet för ett formfel som vi orsakat, betalar ni inget för vår hjälp. Har ni inte betalat fakturan krediterar vi den. Har ni redan betalat betalar vi tillbaka beloppet inom 30 dagar från att vi fått ert mejl.

Med formfel menar vi att köparen inte prövar anbudet för att ett krav på anbudets form eller innehåll inte är uppfyllt, till exempel en bilaga som saknas, en blankett eller ett ska-krav som inte besvarats eller är fel ifyllt, eller fel format. Felet ska ligga i något som vi skrivit, fyllt i eller satt ihop, eller i vår lista över vad anbudet ska innehålla.

Så använder ni garantin. Mejla hej@utkiken.nu inom 30 dagar från att ni fått köparens besked. Skicka med köparens meddelande, tilldelningsbeslutet eller annat skriftligt besked från köparen som visar att anbudet förkastades och varför.

Garantin gäller inte:

när felet beror på uppgifter eller dokument som ni gett oss och som inte stämde,
när något som var ert att göra inte blev gjort, till exempel att lämna in i tid och i rätt kanal, signera, eller skicka ett dokument som bara ni har,
när felet beror på en rättelse, ett svar på en fråga eller annat från köparen som vi inte fått från er,
när anbudet ändrats efter att ni godkänt det, eller när ni lämnat in en annan version än den ni godkänt,
när ni inte uppfyller ett krav i sak, till exempel på omsättning, referenser, certifiering eller bemanning, när ert företag utesluts eller när ert pris inte godtas,
när anbudet prövas men inte vinner.

Garantin är inget löfte om att ni vinner eller om hur köparen bedömer anbudet i sak. Den gäller priset för vår hjälp, inte andra kostnader, och den är vad ni kan få när anbudet förkastas för ett formfel, om vi inte orsakat felet med uppsåt eller grov vårdslöshet.

6. Så går ett anbud till

Ni ber om en bedömning. Vi svarar med bedömning och exakt pris. Över 10 MSEK ex. moms kommer priset i en offert.
Ni säger ja, och vi bekräftar med en lista på det vi behöver från er.
Ni registrerar er själva i upphandlingens portal och laddar ner underlaget. Då får ni också köparens svar på frågor och rättelser direkt. Mejla underlaget till hej@utkiken.nu, gärna som en zip-fil, och skicka vidare svar och rättelser som kommer under tiden.
Vi läser underlaget. Visar det att ni inte kan uppfylla ett krav, eller att uppdraget är väsentligt större än bedömningen utgick från, säger vi det direkt, och uppdraget kan avbrytas utan kostnad.
Vi skriver anbudet. Varje påstående om er bygger på något ni sagt eller skickat, eller på ett krav i underlaget. Det vi inte vet frågar vi om, och vi skriver inget om er som vi inte har stöd för.
Ni går igenom anbudet och bekräftar det som står om er. Era priser i anbudet bestämmer ni själva.
Ni godkänner. Sedan lämnar ni in anbudet i ert eget namn.

Ni lämnar alltid in själva. Vi har inga konton i upphandlingsportalerna för er räkning och loggar aldrig in med era uppgifter. Anbudet är ert, i ert namn.

Vi har högst tre anbud i arbete samtidigt. Kan vi inte ta ett uppdrag säger vi det direkt, så att ni hinner ordna annan hjälp.

7. En kund per upphandling

Vi hjälper en kund per upphandling, eller per delområde när upphandlingen är uppdelad. Den som först säger ja till vår bedömning får hjälpen.

Har vi redan ett uppdrag på samma upphandling eller delområde tackar vi nej. Ett nej låter likadant oavsett om skälet är att vi har fullt eller att vi redan har en kund på upphandlingen. Vi berättar aldrig om någon annan har frågat om, eller lämnar anbud i, en upphandling.
Ingen text, inga priser och inga beskrivningar av arbetssätt flyttas mellan kunder. Det ni skickar oss och det vi skriver åt er används bara i ert anbud.
Vi använder aldrig det vi vet om en annan kunds anbud när vi bedömer eller skriver ert.

8. Det här ansvarar ni för

Att uppgifterna ni ger oss stämmer, och att ni har rätt att lämna dem till oss. Skickar ni uppgifter om personer, till exempel cv eller referenspersoner, ska ni ha informerat dem.
Att inte skicka personnummer, uppgifter om hälsa eller utdrag ur belastningsregistret. Kräver upphandlingen sådant lägger ni in det själva.
Att skicka underlaget, svar och rättelser från köparen och det vi ber om i tid.
Att läsa och bekräfta det som står om er i anbudet innan ni godkänner.
Att lämna in anbudet i tid, i ert namn, och att kunna leverera det ni lovar köparen.
Era egna priser i anbudet.

9. Det här ansvarar vi för, och hur långt

Vi gör arbetet fackmässigt och omsorgsfullt, så att ni hinner lämna in före sista anbudsdag om ni skickat det vi bett om i tid. Vi säger ifrån direkt om något inte går att hinna eller inte går att uppfylla.

Vi lovar inte att ni vinner en upphandling. Det avgör köparen.

Bevakningen bygger på offentliga uppgifter. Vi gör vårt bästa, men vi lovar inte att vi hittar varje upphandling som passar er. Kontrollera alltid datum och krav i köparens egen annons.

Vårt ansvar är begränsat. För ett uppdrag är vårt sammanlagda ansvar, Formfelsgarantin och krav enligt punkt 12 inräknade, högst priset för uppdraget. Det gäller också innan fakturan är skickad eller betald. För bevakningen och bedömningen, som är gratis, ansvarar vi inte för skada. Vi ansvarar aldrig för indirekta förluster, till exempel ett avtal som inte blev av, utebliven vinst, ert eget arbete med anbudet eller krav från någon annan. Begränsningarna gäller inte om vi orsakat skadan med uppsåt eller grov vårdslöshet.

Krav mot oss ska mejlas till hej@utkiken.nu inom tre månader från att ni märkt eller borde ha märkt felet.

Hinder. Vi ansvarar inte för förseningar eller fel som beror på något utanför vår kontroll som vi inte rimligen kunde förutse eller undvika, till exempel att köparens upphandlingsportal inte fungerar.

10. Sekretess

Allt ni skickar oss, och allt vi skriver åt er, behandlar vi som konfidentiellt, också efter att uppdraget är slut. Vi delar det inte med någon annan kund. Utöver oss får bara den anbudsskrivare som arbetar med ert anbud och de leverantörer som hjälper oss att driva tjänsten del av det, och alla är bundna av avtal som skyddar det. Leverantörerna står på utkiken.nu/integritet. Vi lämnar bara ut något annat om lag eller myndighetsbeslut kräver det. Era dokument finns i vår e-post och i en mapp som bara de som arbetar med ert anbud kommer åt, aldrig på den öppna sajten.

11. Människor och AI

En människa skriver eller granskar varje anbud innan ni får se det, antingen vi själva eller en anbudsskrivare som vi anlitar och som är bunden av avtal med oss. Vi använder AI-verktyg för att läsa underlag och som stöd när vi skriver. Ni bekräftar varje påstående om er innan något lämnas in.

12. Personuppgifter i ert material

När ni skickar oss personuppgifter för ett uppdrag är ni personuppgiftsansvariga och vi personuppgiftsbiträde. Den här punkten är vårt biträdesavtal enligt artikel 28 i dataskyddsförordningen. Den ingår i villkoren, gäller från att vi kommit överens om uppdraget och gäller så länge vi har kvar uppgifterna. Har ni skickat sådana uppgifter innan dess, till exempel i formuläret, gäller den också för dem.

Vad, om vem och varför: namn, kontaktuppgifter, titel, utbildning, erfarenhet, cv, intyg och certifikat för er personal och era underleverantörers personal, era kontaktpersoner och firmatecknare, kontaktuppgifter till referenspersoner hos era tidigare kunder, och personuppgifter i underlaget. Vi tar emot, läser, sparar och sammanställer uppgifterna och för in dem i anbudet, delvis med hjälp av AI-verktyg. Vi använder dem bara för att skriva ert anbud.
Ert ansvar: ni ansvarar för att ni får behandla uppgifterna och lämna dem till oss, och för att personerna är informerade, se punkt 8.
Era instruktioner: villkoren och det ni skriver till oss i uppdraget är era instruktioner. Vi behandlar uppgifterna bara enligt dem, också när det gäller överföring till leverantörer utanför EU och EES. Kräver lagen att vi gör något annat säger vi det till er innan, om lagen tillåter det. Tycker vi att en instruktion strider mot dataskyddsreglerna säger vi det genast.
Tystnad: bara de som arbetar med uppdraget har tillgång, och de har förbundit sig att hålla uppgifterna hemliga.
Säkerhet: vi vidtar de åtgärder som artikel 32 kräver. Bland annat når bara de som arbetar med uppdraget materialet, det ligger aldrig på den öppna sajten, och säkerhetskopian krypteras innan den lämnar vår dator. Den som lagrar säkerhetskopian har inte nyckeln.
Underbiträden: ni ger oss i förväg ett allmänt tillstånd att anlita den anbudsskrivare vi anlitar och de leverantörer som står på utkiken.nu/integritet. De som kan läsa uppgifterna har genom avtal samma skyldigheter som vi har här, och vi ansvarar mot er för underbiträdena som för oss själva. Innan vi lägger till eller byter ett underbiträde mejlar vi er som har ett pågående uppdrag. Invänder ni kan ni avbryta uppdraget utan kostnad.
Utanför EU och EES: några av leverantörerna kan behandla uppgifterna utanför EU och EES. Det sker med EU:s standardavtalsklausuler eller ett annat skydd som dataskyddsförordningen godkänner. Vår säkerhetskopia kan lagras utanför EU och EES, men den är krypterad och den som lagrar den kan inte läsa den. Vilka leverantörerna är och var de behandlar uppgifterna står på utkiken.nu/integritet.
Hjälp till er: vi hjälper er att svara när någon vill se, rätta eller radera sina uppgifter, och med säkerhet, anmälan av incidenter, konsekvensbedömningar och förhandssamråd, så långt det gäller vår behandling.
Incidenter: vi meddelar er utan onödigt dröjsmål efter att vi fått veta att något hänt med uppgifterna, med den information ni behöver för att kunna anmäla det.
När uppdraget är slut: vi raderar materialet, också i vår e-post, 12 månader efter att upphandlingen tilldelats eller avbrutits, eller tidigare om ni ber om det. Vill ni hellre få tillbaka materialet skickar vi det och raderar sedan vår kopia. Krypterade säkerhetskopior är borta inom 60 dagar efter att vi raderat materialet.
Kontroll: vi ger er den information ni behöver för att se att vi följer den här punkten, och medverkar om ni, eller en granskare ni anlitar, vill granska det, också på plats. Granskningen meddelas i rimlig tid och bekostas av er.

13. Ändringar

Ändrar vi villkoren mejlar vi er minst 30 dagar innan ändringen gäller. Ett uppdrag som redan pågår fortsätter på de villkor som gällde när ni sa ja. Använder ni bevakningen efter att en ändring börjat gälla, gäller de nya villkoren för den. Vill ni inte det svarar ni STOPP på ett av mejlen. Den version ni sagt ja till skickar vi på begäran.

14. Tvist

Svensk lag gäller. Kan vi inte komma överens avgörs tvisten av allmän domstol, med Stockholms tingsrätt som första instans.